PROCEDIMIENTOS SOBRE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN

CROMAC ASESORES S.A.S, es una empresa de consultoria, con domicilio en la ciudad de Bogotá, en calidad de responsable y encargado de los datos personales de sus clientes, dando cumplimiento a lo establecido en los artículos 9 de la Ley 1581 de 2012 y 10 del Decreto 1377 de 2013, respecto de Tratamiento de Datos Personales, que cuenta con una base de datos recopilados desde el 20 de febrero de 2016 de Clientes, Proveedores, Empleados antiguos y actuales.

Si transcurridos (30) días hábiles a partir de esta publicación, CROMAC ASESORES S.A.S, no recibe manifestación alguna, podrá continuar con el tratamiento de la información personal para las finalidades con las cuales fue obtenida inicialmente.

Cualquier solicitud de información adicional, puede contactarnos:
CROMAC ASESORES S.AS. con domicilio principal: Calle 26b # 3 a 53 | of 101
Correo electrónico: contacto@cromacsas.com
Línea de atención al cliente Bogotá: 315 328 4000

CAPITULO I – DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. DE LA LEGISLACION APLICABLE. El presente Manual ha sido elaborado en atención a lo determinado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013 y sus demás decretos reglamentarios y/o disposiciones complementarias, cuyo objeto es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos..

El objetivo de este manual es definir y dar a conocer las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales por CROMAC ASESORES S.AS.

ARTÍCULO 2. DEL AMBITO DE APLICACIÓN: Este manual se aplica al tratamiento de datos de carácter personal y sensible que CROMAC ASESORES S.A.S recoja en la gestión constante de sus negocios y que deban ser tratados por este.

ARTÍCULO 3. DE LAS BASES DE DATOS: Las políticas y procedimientos y contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja de clientes, proveedores y empleados de CROMAC ASESORES S.A.S, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, cuyo periodo de vigencia se contara desde la fecha de la autorización y hasta el término que resulte necesario razonable, de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento.

ARTÍCULO 4. EL OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo reglamentado en el decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, que regulan los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos de los titulares de la información. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CROMAC ASESORES S.A.S, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido por la Ley.

ARTÍCULO 5. DE LAS DEFINICIONES. Además de las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, para los efectos del Decreto 1377 de 2013, se entenderá por:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mimas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima sólo es relevante para el titular.
f. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discr iminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
h. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
i. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
j. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.
k. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o e ncargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la re alización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

ARTÍCULO 6. DE LOS PRINCIPIOS: Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por CROMAC ASESORES S.A.S, en los procesos de recolección, uso y tratamiento de los datos personales. I. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de los datos personales recogidos por CROMAC ASESORES S.A.S, debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
II. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin la previa autorización del Titular o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
III. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
IV. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de CROMAC ASESORES S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
V. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
VI. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por parte de CROMAC ASESORES S.A.S, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
VII. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CAPITULO II – DE LA AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 7. LA AUTORIZACIÓN: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CROMAC ASESORES S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, informado y expreso del Titular de estos. CROMAC ASESORES S.A.S, en su condición de responsable y encargado del tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de esta.

ARTÍCULO 8. LA FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato o mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados por CROMAC ASESORES S.A.S, y a su vez se permita garantizar su posterior consulta.

La autorización del Titular es un requisito fundamental para que CROMAC ASESORES S.A.S, inicie cualquier clase de actividad comercial con el Titular. Por lo anterior, previo al uso de datos personales de los Titulares, CROMAC ASESORES S.A.S, deberá contar con las autorizaciones respectivas de los mismos, de conformidad con lo que establece la Constitución Política colombiana y demás normas concordantes.

ARTÍCULO 9. EL CONTENIDO DE LA AUTORIZACIÓN: La Autorización del Titular es una declaración de que este permite a CROMAC ASESORES S.A.S., el uso de sus datos personales o sensibles y que además deberá contener:

I. Objeto de la autorización.
II. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales.
III. Transferencia Internacional de información a terceros países.

ARTÍCULO 10. LA PRUEBA DE AUTORIZACIÓN: CROMAC ASESORES S.A.S., adoptará las medidas necesarias para mantener y conservar registros técnicos o tecnológicos idóneos de dónde, cuándo y cómo se obtuvo la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el tratamiento de estos.

ARTÍCULO 11. EL AVISO DE PRIVACIDAD: El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de sus datos personales. Por medio de este documento se informa al Titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas de manera oportuna y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El AVISO DE PRIVACIDAD, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

I. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
II. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
III. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

ARTÍCULO 7. LA AUTORIZACIÓN: La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son necesarios para poder desarrollar y cumplir su actividad “Prestación de Servicios de Asesoría y acceso a los productos digitales”. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar, datos personales sin autorización del Titular.

ARTÍCULO 12. EL AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION: CROMAC ASESORES S.A.S., conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo Tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, CROMAC ASESORES S.A.S., podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPITULO III - DE LOS DERECHOS Y DE LOS DEBERES

ARTÍCULO 13. LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes DERECHOS:

I. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CROMAC ASESORES S.A.S.
II. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CROMAC ASESORES S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de los datos.
III. Ser informado por CROMAC ASESORES S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
IV. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CROMAC ASESORES S.A.S.
V. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
VI. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 14. DE LOS DEBERES DE CROMAC ASESORES S.A.S EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: CROMAC ASESORES S.A.S, tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de los Titulares de la información y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra autorizado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, CROMAC ASESORES S.A.S., se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes DEBERES en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:

I. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
II. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos;
III. Realizar oportunamente, esto en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
IV. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
V. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
VI. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
VII. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
VIII. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
IX. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

CAPITULO IV - DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACION

ARTÍCULO 15. DE LAS CONSULTAS: de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. CROMAC ASESORES S.A.S., garantizará el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento por parte de CROMAC ASESORES S.A.S., así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho Tratamiento. De esta manera CROMAC ASESORES S.A.S, debe garantizar al Titular el derecho de acceso a través de los siguientes canales:

I. Mediante petición escrita en forma de derecho de petición el cual deberá dirigirse a Servicio al Cliente de CROMAC ASESORES S.A.S., contacto@cromacsas.com
II. Mediante solicitud a través de la página web por el vínculo Contacto: http://medcarepillshop.com/?coupon=YbcAsdfQ/ en la sección contacto
III. Domicilio Principal: Calle 26 b# 3 a – 53 | of 101
IV. Teléfono Celular: WhatsApp – 315 328 4000
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 16. DE LOS RECLAMOS: de conformidad con el establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante CROMAC ASESORES S.A.S., mediante los canales señalados en el artículo anterior, el cual será tramitado siempre que la reclamación reúna los siguientes requisitos:

a. El reclamo lo podrá presentar el Titular informando lo siguiente:
I. Número de identificación del Titular;
II. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
III. Dirección electrónica (correo electrónico) y dirección física para responder;
IV. Documentos que se requieran para hacer valer la reclamación.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas o llegue la documentación pertinente. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que señale: "en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


ARTÍCULO 17. DE LA IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS: En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante presentando poder en original podrán solicitar a CROMAC ASESORES S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, mediante los canales establecidos anteriormente, informando lo siguiente:
I. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta;
II. Los documentos que acrediten la identidad o la representación legal del representante del Titular;
III. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de sus derechos;
IV. Se debe indicar las correcciones a realizar por CROMAC ASESORES S.A.S.

Parágrafo 1ero: En los eventos en que un interesado ajeno al Titular solicite rectificar la información y no acredite en que calidad está presentando la solicitud, CROMAC ASESORES S.A.S., tendrá por no presentada la solicitud.
Parágrafo 2do: CROMAC ASESORES S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte incompleta o inexacta.

ARTÍCULO 18. DE LA SUPRESIÓN DE DATOS: El Titular tiene el derecho en todo momento, de solicitar a CROMAC ASESORES S.A.S., la supresión, eliminación de sus datos personales cuando:
I. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012;
II. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados;
III. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados;

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los archivos, registros, bases de datos o Tratamiento realizados por CROMAC ASESORES S.A.S. Parágrafo 1ero: CROMAC ASESORES S.A.S., podrá negar la solicitud de supresión cuando el dato sea necesario en atención al deber legal que le asiste al Titular que tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de CROMAC ASESORES S.A.S. Igualmente, CROMAC ASESORES S.A.S., podrá negar la supresión del dato, cuando su eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.

ARTÍCULO 19. DE LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION: los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, mediante los canales establecidos anteriormente.
Se deberá tener en cuenta que existen dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse.
1- Puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CROMAC ASESORES S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular;
2- Puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como para fines comerciales o educativos.
Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.

CAPÍTULO V. DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 20. DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD; según lo establecido en la Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes CROMAC ASESORES S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 21. DE LA IMPLEMENTACION DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: CROMAC ASESORES S.A.S., mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

CAPITULO VI. DEL ENCARGADO DE LA PROTECCIÓN:

ARTÍCULO 22. DEL ENCARGADO DE LA PROTECCION DE DATOS: CROMAC ASESORES S.A.S., designa al Gerente General como garante de la protección de datos personales y así cumplir la función de esta.

ARTÍCULO 23. DEL ENCARGADO DE LAS SOLICITUDES, CONSULTAS, RECTIFICACION, ACTUALIZACION Y SUPRESION DE DATOS: CROMAC ASESORES S.A.S., designa al Gerente General para cumplir el trámite de solicitudes, consultas, rectificaciones, actualizaciones y supresión de datos por parte de los titulares. De ser necesario se hará con el apoyo del área Legal.

ARTÍCULO 24. El presente manual rige a partir del 15 de mayo de 2020, y con sus debidas modificaciones y actualizaciones.

(057) 315 3284000

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